Vil du også være mere effektiv? – Introduktion til GTD

Som skribent har jeg erfaret, at det ikke er nok med en sporadisk kalender og stor tillid til min hjerne. For at skrive effektivt – producere, har jeg brug for et godt system der hjælper mig med at være mere effektiv.

Uden et system ender jeg med synlige og usynlige bunker af ting der ikke bliver gjort. Og hører du til den kreative type som jeg, så har du også et væld af idéer og halvfærdige projekter der aldrig bliver til virkelighed.

For et par måneder siden var jeg på herrens mark hvad planlægning angår. Jeg har testet og afprøvet alverdens digitale løsninger og lige lidt virker de. Måske fordi de ikke appellerer til min kreative hjerne der arbejder bedst med ting den kan se. Jeg søgte desperat efter et system og havde gjort det i mange år.

GTD er et system opfundet af David Allen der er ekspert i produktivitet. Til at starte med virker det uoverkommeligt, men når det kommer til stykket er det egentlig ret enkelt.

Idéen med GTD er at gøre planlagte opgaver mere synlige. Som kreativ kan det være svært at holde styr på alt det usynlige i en digital kalender eller projektstyringssystem. Jeg bruger både kalender og projektstyring, men ved at gøre opgaverne mere synlige, er der større sandsynlighed for at jeg får dem gjort.

Systemet involverer 43 mapper (fysiske mapper), hvori du lægger dine opgaver. Hver dag kigger du dagens mappe igennem. I bund og grund fungerer mapperne som en to-do-liste, men er mere handlingsorienteret. Der er dog en fælde: mapperne kan nemt blive overfyldte. Det er for let at skubbe opgaver fremad. Derfor er det en god idé at holde mapperne små – følg mine tips for hvordan jeg får tingene gjort.

Jeg har fundet et par artikler om GTD som du kan læse her:

• The Getting Things Done FAQ, Zenhabits (mange gode ressourcer!)
• Zen to Done, The simple productivity system, Zenhabits
• Getting Things Done: How to Achieve Stress-free Productivity, David Allen (bogen findes vist kun på engelsk)

Jeg startede fra bunden med et blankt stykke papir og en kuglepen. Jeg begyndte at planlægge og skitsere for at finde mit behov. Jeg har fundet ud af, at jeg har brug for flere elementer:

• Et fysisk system der kan håndtere alle de opgaver, der kommer i form af breve, papir, bøger eller anden fysisk form.
• Et digitalt system der kan rumme alt dét, der normalt ville hobe sig op i min hjerne.
• Håndtering af projekter, som ebøger, markedsføring og idéer.
• Håndtering af gentagne begivenheder, som nyhedsbrev, blogging, motion og andre faste aftaler.

Jeg har testet GTD i et par måneder. Det er et system med potentiale, men det kræver også disciplin. Min erfaring er at det skal indarbejdes som en daglig rutine for at fungere godt. Men det kan ikke stå alene. Det er et supplement.

Mit system er en kombination af principper og metoder. De virker for mig. Jeg prøver at implementere GTD og derudover bruger jeg min kalender, Nozbe, Evernote og CoSchedule. Det tager tid at sammensætte et system der fungerer godt.

For mig er det vigtigt at de metoder, principper og værktøjer jeg bruger, kan fungere sammen. De skal ikke give mig mere arbejde, men skabe et bedre flow – få arbejdet til at flyde gnidningsløst og effektivt. De skal frigøre min hjerne så den kan beskæftige sig med vigtigere ting.

Hvad virker for dig? Hvilket system bruger du for at få arbejdet gjort? Skriv en kommentar nedenfor.